De kosten van slecht voorraadbeheer in kleinschalige zorginstellingen

In kleinschalige zorginstellingen, zoals woonzorglocaties, huisartsenpraktijken of thuiszorgorganisaties, ligt de focus op persoonlijke aandacht en efficiënte zorg. Toch blijkt voorraadbeheer vaak een blinde vlek. Veel organisaties werken met papieren lijsten of losse Excel-bestanden, in de veronderstelling dat dit voldoende overzicht biedt. In de praktijk zorgt dit juist voor onnodige kosten, verspilling en frustratie.

Wanneer er geen centraal systeem is, raakt het overzicht al snel verloren. Materialen worden op verschillende plekken opgeslagen, er is geen duidelijkheid over houdbaarheidsdata en niemand weet precies wat er nog beschikbaar is. Daardoor ontstaan dubbele bestellingen of juist tekorten op belangrijke momenten. Dit leidt tot onnodige uitgaven en verhoogde werkdruk voor medewerkers.

Verspilling is een ander groot probleem. Medische hulpmiddelen en materialen hebben een beperkte houdbaarheid. Zonder goed voorraadbeheer raken producten uit het zicht en verlopen ze ongebruikt. Dat betekent niet alleen financiële schade, maar ook een onnodige belasting op het milieu. In een sector waar efficiënt omgaan met middelen belangrijk is, is dit een gemiste kans.

Daarnaast kost handmatig voorraadbeheer veel tijd. Verpleegkundigen of zorgmedewerkers besteden wekelijks uren aan het controleren van kasten, tellen van dozen en bijhouden van lijsten. Die tijd kan beter worden besteed aan directe zorg. Zeker in kleine teams, waar de werkdruk al hoog is, maakt dat een groot verschil.

Het risico op fouten neemt ook toe. Bestellingen worden soms vergeten of dubbel gedaan. Belangrijke materialen zijn niet voorradig op het moment dat ze nodig zijn. Dat kan de continuïteit van de zorg onder druk zetten en leidt tot onnodige stress op de werkvloer.

Gelukkig is er een oplossing. Door het voorraadbeheer te digitaliseren, krijgen zorgteams direct inzicht in wat er op voorraad is, wanneer iets bijna op is of wanneer iets dreigt te verlopen. Met een eenvoudige app kunnen medewerkers materialen registreren, ontvangen en bestellen — zonder ingewikkelde systemen of dure software. Dit bespaart tijd, voorkomt verspilling en zorgt voor rust op de werkvloer.

Voor kleinschalige zorginstellingen is goed voorraadbeheer geen luxe, maar een noodzakelijke basis voor stabiele en professionele zorg. Door te investeren in slimme, gebruiksvriendelijke oplossingen, kunnen instellingen niet alleen kosten besparen, maar ook de kwaliteit van zorg verhogen.

Wil je weten hoe jouw organisatie slimmer om kan gaan met voorraadbeheer? Neem contact op met MediStock voor een vrijblijvende kennismaking.